過去5年間で、62%の教育機関において 成績証明書の請求件数が増加しており 、一方で現在の学務担当者の40%が今後5～10年以内に退職すると見込まれています。学務課はすべての学生や学部と関わりを持っていますが、その業務は互いに連携がほとんど取れていないレガシーシステム上で運営されています。 プロジェクト管理プラットフォーム内に構築されたAIエージェントは、授業スケジュール作成ワークフロー、登録上の例外処理、成績証明書の発行、学位審査、およびFERPAコンプライアンスの追跡を自動化できます。
以下は、ClickUpに貼り付けだけで、数分で学務管理業務のワークスペースを構築できる、すぐに使えるAIエージェントのプロンプトです。ただし、これを使用する前に、この種のシステムが解決しようとしている業務上の問題について理解しておくと役立ちます。多くの学務課にとって、問題は業務内容が不明確であることではありません。問題は、業務があまりにも多くのシステム、締切、承認プロセスに分散しており、誰にとってもプロセス全体を明確に把握することが困難であるという点にあります。
この学務課セットアップは、どのような方に適していますか
このセットアップは、複数のシステムや締切日に対応して学務業務を遂行する責任を負う、学務担当官、副学務担当官、スケジュール管理チーム、記録管理スタッフ、学位審査管理者、単位認定評価担当者、卒業式コーディネーター、およびコンプライアンス担当者を対象としています。特に、すでにSIS（学生情報システム）を導入しているものの、例外処理、承認、記録ワークフロー、およびポリシーに基づくプロセスの管理において依然として手作業による調整に依存している教育機関にとって有用です。
課題：学務課は教育機関の要であり、バナーとダクトテープでかろうじて持ちこたえている状態です
学務課で仕事をしている方なら、学内の他の部署が十分に理解していないある事実をご存知でしょう。それは、入学から卒業式に至るまで、学生に関わるほぼすべての業務に学務課が関わっているということです。 授業のスケジュール作成、履修登録、成績評価、成績証明書、学位審査、単位認定、FERPA（教育記録のプライバシー保護法）への準拠、カリキュラム管理、卒業式の手続き。そして、どういうわけか、これらすべてが、20年前のSIS（学生情報システム）、電子メール、そしてスタッフのうちたった2人しか理解していないファイル管理システムを組み合わせて処理されているのです。
業務上のプレッシャーは絶え間なく続きます。GAOの調査によると、元の教育機関で取得したクレジットの平均43%が編入時に失われていることが判明しており、クレジット認定は事務部門において最も手作業を要するプロセスの一つです。さらに、手動での上書きが必要な登録上の例外、学期末に急増する成績証明書の請求、10年分遡ってカリキュラム年度を照合する必要がある学位審査、そして新入社員には必須でありながら、在籍社員はつい忘れてしまうFERPA研修といった課題も加わります。
学務課は、大学のポリシーを実際の運用へと落とし込む場です。カリキュラム委員会が変更を承認すれば、学務課はそれをカタログに反映させます。教員が評価基準を変更すれば、学務課はシステムを再設定します。学生が自身の記録を必要とする際、学務課がその保管責任を負います。学務課は、キャンパス内で最も規制が厳しく、業務プロセスも複雑な管理部門であり、慢性的な人手不足に悩まされています。
CUアンシュッツ校がこれを解決した方法：コロラド大学のCUアンシュッツ校は、中央ITチームの170名以上のユーザーを対象に、5つのレガシーシステムをClickUpに置き換えました。手作業によるレポート作成はゼロになりました。
キャンパス・テクノロジー・サービス部長、アンナ・アレックス：
チームメンバーはピボットテーブルを作成するのではなく、問題を解決したいと考えているため、チームの士気が向上しました。
チームメンバーはピボットテーブルを作成するのではなく、問題を解決したいと考えているため、チームの士気が向上しました。
ここにこそチャンスがあります。SIS（学生情報システム）を置き換えるのではなく、システム間、スタッフ間、承認プロセス間で発生する仕事を包括する、可視性のある運用レイヤーを構築することです。このモデルを検証する最も手っ取り早い方法は、プロジェクト管理プラットフォーム内で、実際に機能する学務業務のセットアップを構築することです。
ここにこそチャンスがあります。SIS（学生情報システム）を置き換えるのではなく、システム間、スタッフ間、承認プロセス間で発生する仕事を包括する、可視性のある運用レイヤーを構築することです。このモデルを検証する最も手っ取り早い方法は、プロジェクト管理プラットフォーム内で、実際に機能する学務業務のセットアップを構築することです。
自校の学務業務でも同様のモデルを試してみたいですか？以下のプロンプトを参考に、自校の学生情報システム（SIS）、記録の量、ワークフローのボトルネックに合わせて調整してみてください。
自校の学務業務でも同様のモデルを試してみたいですか？以下のプロンプトを参考に、自校の学生情報システム（SIS）、記録の量、ワークフローのボトルネックに合わせて調整してみてください。
プロンプト：AIを活用した学務業務ワークスペースを構築する
このプロンプトをコピーしてClickUp Brainに貼り付け、独自のClickUpスーパーエージェントを作成し、所属機関の詳細を入力するだけで、スケジュール管理ワークフロー、例外追跡、成績証明書管理、コンプライアンス監視機能を備えた、学務管理業務用の完全なワークスペースが完成します。
このワークフローを完了すると、タスクの階層構造、ルーティングロジック、サービスレベルのチェックポイント、承認ワークフローなどを含む、運用体制の強力な草案が得られます。その後、チームはこれを自校の組織形態、学生情報システム（SIS）のセットアップ、および学務課の作業負荷に合わせてカスタムすることができます。
このワークフローを完了すると、タスクの階層構造、ルーティングロジック、サービスレベルのチェックポイント、承認ワークフローなどを含む、運用体制の強力な草案が得られます。その後、チームはこれを自校の組織形態、学生情報システム（SIS）のセットアップ、および学務課の作業負荷に合わせてカスタマイズできます。
→ 初めてのスーパーエージェントを作成する準備はできましたか？
ClickUp Brainを開き、上記のプロンプトを貼り付けて、ワークスペース用のカスタムスーパーエージェントを作成してください。
ClickUpでの設定方法（4つのステップ）
ステップ1：ワークスペースの構造を作成する
「学務業務」という名前の専用スペースを作成し、以下の4つのフォルダを設定します：
- スケジュール管理と登録： 授業スケジュールの作成、セクション管理、登録の例外処理、および履修状況のモニタリングのためのリスト
- 記録・成績証明書： 成績証明書の請求、学位審査、卒業要件確認、クレジット認定評価のためのリスト
- コンプライアンスとポリシー： FERPA研修の追跡、開示記録、カタログの更新、カリキュラム変更の実施に関するリスト
- 卒業式および式典： 卒業申請、式典の運営、卒業証書の作成、および優等生の検証に関するリスト
ステップ2：すべてのタスクでカスタムフィールドを設定する
学務課のタスクテンプレートに以下のフィールドを追加してください（すべてのカスタムフィールドの種類を参照）：
| フィールド | タイプ | 目的 |
| 学生ID | 短いテキスト | リンクされている記録用学生識別子 |
| リクエストの種類 | ドロップダウン | 成績証明書、例外、監査、編入審査、FERPA、その他 |
| 優先度 | ドロップダウン | 通常、急ぎ、至急、緊急 |
| カタログ年度 | 短いテキスト | 学位審査における学生の適用カタログ年度 |
| ステータスを保留する | ドロップダウン | なし、財務、学務、懲戒、複数 |
| SLAの処理 | 日付 | リクエストの種類に応じたターゲット完了日 |
| 承認フロー | 関係者 | このリクエストに割り当てられたアドバイザー、学部、学務課 |
| FERPAフラグ | チェックボックス | このタスクにはFERPAで保護された記録が含まれます |
ステップ3：プロンプトをClickUp Brainに貼り付ける
新しいスペースでClickUp Brainを開き、上記のプロンプトを貼り付けてください。変数（機関名、学生人口、SIS、成績証明書の発行件数、スタッフ数）を入力します。Brainが、スケジュール管理ワークフロー、例外処理のルーティング、成績証明書の処理パイプライン、コンプライアンス追跡を、すぐに使えるタスクやサブタスクとして作成します。（Super Agentsが初めてですか？最初のSuper Agentをステップバイステップで作成する方法をご覧ください。）
ステップ4：継続的な管理のための自動化を設定する
システムが自動的に動作するように、これらの主要な自動化設定を行ってください（自動化におけるカスタムフィールドの仕組みについてはこちらをご覧ください）：
| いつ… | そして… |
| 保留ステータスで受け取った成績証明書の請求 ≠ なし | 処理を一時停止し、学生に保留の種類を通知し、保留解除タスクを作成する |
| 登録上の例外が48時間以内に処理されませんでした | 学務課のスーパーバイザーにエスカレーションし、学生に遅延を通知する |
| 全従業員を対象としたFERPA研修の期日はあと30日です | トレーニングのリマインダータスクを作成し、期限までに完了していない場合は上司に通知する |
| 卒業申請が提出されました | 学位審査の自動化によるチェックを実行し、未達成要件にフラグを立て、例外ケースに対して手動レビュータスクを作成します |
| 単位認定評価を受領しました | 同一のコースや教育機関に関する過去の評価を確認するために同等性データベースを照会し、一致が見つかった場合は自動的に入力します |
エージェントが学籍管理業務のライフサイクル全体でカバーする内容
学務業務向けのAIエージェントは、SIS（学生情報システム）の代替となるものではありません。これは、プロジェクト管理ワークスペース内で動作し、SISでは対応できないような複雑なワークフロー（承認のルーティング、例外の追跡、SLAの遵守、部門間の調整など）を管理するシステムです。SISはデータを保存し、エージェントは業務を進行させます。
| ライフサイクルフェーズ | 担当者の役割 | 従来の方法との違い |
| スケジュール作成 | 部署からの依頼から競合解決、最終的なSISへのアップロードに至るまでの多ステップワークフローを管理し、教室の利用状況や稼働率を追跡します | スプレッドシートによるスケジュール管理と、電子メールを活用したスケジュール調整 |
| 登録 | 例外リクエストを種類に応じて承認フローに振り分け、期限を厳守させ、処理時間を追跡します | 履修要件の特例やキャパシティ超過の例外申請における紙のフォームや電子メールのやり取り |
| 成績証明書の処理 | 保留チェック、SLA追跡、ピーク時の人員配置アラートにより、依頼から納品までのプロセスを管理します | 処理のボトルネックに対する可視性が低い手動によるキュー管理 |
| 学位審査 | プログラム変更に伴う履修登録変更申請、卒業要件確認ワークフロー、およびカタログ年度の照合を追跡します | どの例外が承認されたかに関する暗黙の知識を活かした、個別の監査レビュー |
| FERPAコンプライアンス | 研修の完了状況を追跡し、情報開示を記録し、インシデント調査を管理し、第三者契約を監視します | 確認されないまま放置される年次研修の電子メールや、バインダーに保管された開示記録 |
| 単位認定 | 単位互換データベースの維持管理、各部署への相談の振り分け、合格率の追跡、および単位互換協定の管理を行います | 以前に評価済みの科目であっても、毎回一から科目ごとの評価を行います |
実際のClickUp環境でSuper Agentsがどのように機能するかご覧になりたいですか？以下の解説動画をご覧いただき、AIが生成するワークフロー、タスク、自動化機能が実際にどのように連携しているかをご確認ください。
教育機関の種類に応じたバリエーション
上記のプロンプトは、ClickUpを利用しているすべての高等教育機関でご利用いただけます。ご自身の教育機関に合わせてプロンプトを調整してください：
| 教育機関の種類 | 主な変更点 |
| R1研究大学（学生数3万人以上） | プロンプトをそのまま使用してください。大学院・専門職課程特有の複雑さ（論文クレジット、総合試験の追跡、レジデンシー要件など）を追加してください。大学院レベルの履修科目におけるクレジット認定の評価範囲を拡大してください。研究助手としての登録に関する助成金管理ワークフローと統合してください。 |
| R2大学（学生数1万～3万人） | スケジュール管理を一元化されたモデルに簡素化します。上位20校の提携校に焦点を当てることで、クレジット評価の複雑さを軽減します。カリキュラム変更管理のための学部間連携ワークフローを追加します。 |
| 主に学部生を対象とする教育機関（学生数2,000～5,000名） | 例外処理においては、きめ細やかな対応を重視しましょう（リクエスト数は減りますが、1件ごとの重要度は高まります）。少人数のスタッフでもFERPAの追跡管理を簡素化します。アドバイザーと学生の比率が低いことを踏まえ、学位審査におけるアドバイザーとの連携を強化します。 |
| コミュニティカレッジ（学生数5,000～20,000人） | 単位認定評価と単位互換協定の管理に重点を置く（これが核心的な課題です）。デュアル・エンロールメント／コンカレント・エンロールメントの追跡機能を追加します。学位審査を、修了証および準学士号の要件に合わせて簡素化します。州の単位互換フレームワークに整合させます。 |
| キャリア・職業訓練校（学生数500～5,000名） | プログラム完了状況の追跡と資格証明書（修了証、卒業証書）の発行に注力しましょう。従来の成績証明書処理を、資格証明書の検証ワークフローに置き換えます。学位監査の構成要素として、免許取得資格の追跡機能を追加します。業界固有のプログラム要件に合わせてプロセスを簡素化します。 |
学務業務を一元管理
スケジュール管理、例外処理、成績証明書、監査、単位認定評価、コンプライアンス追跡などが、共有された運用ビューのない別々のシステムに分散していると、学務業務は円滑に進みません。ClickUp Brain、カスタムフィールド、自動化を活用することで、貴機関は学務業務を一つの反復可能なシステムに統合し、迅速な業務フロー、ボトルネックの可視性、スムーズな引き継ぎ、そしてコンプライアンス遵守の徹底を実現できます。
目的は、SIS（学生情報システム）や成績証明書発行業者を置き換えることではありません。それらを巡る調整業務を軽減し、締切や承認プロセスの可視性を高め、電子メールの過去履歴や個人の記憶に頼ることなく、事務室が大量のポリシーに縛られた仕事を処理できるよう支援することです。上記のプロンプトを参考に、貴機関のタイプやSIS環境に合わせて調整し、学務チームが毎学期実際に活用できるセットアップを構築しましょう。ClickUpで今すぐ無料で始めましょう。
よくある質問
AIは、教室の重複や講師の制約といった複雑な授業スケジュール管理に対応できるのでしょうか？
AIエージェントは、NP困難な最適化問題を解決するものではありません。エージェントは、スケジュール作成に関するワークフローを管理します。具体的には、各学科からのリクエストの収集、制約違反の追跡、競合解決タスクの割り当て、およびスケジュール公開後の変更の記録などを行います。スケジュール作成の最終決定は引き続き学務担当者が行いますが、エージェントはリクエストから最終スケジュールまでの過程で、見落としがないよう確実に管理します。
これはバナー、Colleague、またはPeopleSoftでも利用できますか？
AIエージェントワークスペースは、既存の学生情報システム（SIS）と連携して動作します。SISに対して直接読み書きを行うことはありません。その代わりに、SISのトランザクションに関連する業務ワークフロー（承認、例外処理、コンプライアンス追跡）を管理します。これは、CUアンシュッツが5つのレガシーシステムを1つの運用レイヤーに統合したのと同様に、記録管理システム（SIS）の上に構築されたプロジェクト管理レイヤーと捉えてください。
ワークスペース内の学生記録に関するFERPAコンプライアンスについてはどうでしょうか？
ClickUpはSOC 2、ISO 27001、ISO 27017、ISO 27018、およびISO 42001の認証を取得しており、SSO、ロールベースの許可管理、保存時および転送中のデータ暗号化をサポートしています。ワークスペースは、FERPAのアクセス制御に準拠した許可レベルで構成されています。スタッフには、自身の役割に関連するタスクのみが表示されます。AIモデルのトレーニングにデータは一切使用されません。詳細については、セキュリティページをご覧ください。
繁忙期間における成績証明書の請求には、どのように対応していますか？
この自動化機能は、週ごとの成績証明書の発行件数を追跡し、過去の傾向と比較します。発行件数が人員体制のキャパシティを超えた場合、臨時スタッフの配置や残業承認のためのアラートを発動します。SLA（サービスレベル契約）の追跡により、緊急や優先度の高いリクエストが優先的に処理され、保留チェックの自動化により、却下されるリクエストへの無駄な処理時間を防ぎます。
これは、学務課職員の大量退職問題の解決に役立つでしょうか？
はい、ただし学務担当者を置き換えるわけではありません。エージェントは、文書化された承認プロセス、単位互換データベース、例外事例、コンプライアンス手順といった組織のノウハウを構造化されたワークフローとして取り込みます。経験豊富な学務担当者が退職しても、業務上のノウハウはその人物と共に去るのではなく、システム内に残ります。